الباب الأول أحكام عامة

المادة الأولى: أهداف اللائحة

تهدف هذه اللائحة إلى وضع إجراءات موثقة للاتي:

1.     تطابق الأصناف الموردة للمتطلبات المحددة.

2.     وضع معايير اختيار الموردين.

3.     تقييم الموردين المعتمدين.

المادة الثانية

تسـري أحـكام هـذه اللائحة علـى كافـة عمليـات الشـراء والتعاقـدات والإعمال والخدمـات التـي تتطلبهـا حاجـة العمـل بالجمعيـة.

المادة الثالثة

 تعتبـر الإدارة المالية بالجمعيـة هـي الجهـة الوحيـدة المسئولة عـن تنفيـذ عمليـات الشـراء لتوفيـر احتياجات الجمعيـة مـن أصـول ثابتـة ومسـتلزمات وخدمـات أخـرى، وتعتبـر الإدارة المالية مسـئولة عـن تتبـع التنفيـذ إلـى أن تصـل الأصناف ً المطلوبة إلـى الجمعيـة أو إتمـام الأعمال المتعاقد عليهـا طبقـا للشـروط المتفق عليهـا.

المادة الرابعة: الواجبات والمسئوليات

1.     تطبيق اللائحة وقواعد وسياسات الشراء والتوريد والتأجير لكافة أنشطة الجمعية وإداراتها. اتباع إجراءات الشراء الواردة بدليل الشراء والتقيد بها.

2.     متابعـة عمليـات التوريـد بدقـة والاحتفاظ بسـجلات منظمـة ومتابعـة دقيقـة.

3.     المشـاركة فـي استلام الـوارد مـن المـواد واللـوازم للتأكـد مـن مطابقتهـا للمواصفـات والكميـات الـواردة بأمـر الشـراء المعـد مـن قبـل القسـم المعنـي الشراء بأفضل الأسعار وأفضل الأوقات والمفاوضة على ذلك.

4.     الاحتفاظ بعلاقات ممتـازة مـع المورديـن والاحتفاظ لهـم بسـجلات وافيـة وكافيـة عـن تعاملات الجمعيـة معهم.

5.     دراسة أسعار التوريد بصفة مستمرة من كل مورد الاستخدام عند إعادة الطلب. تسـعير الـوارد علـى أسـاس التكلفـة الحقيقيـة للشـراء مـع تقديـر للمصاريـف العامـة )نقـل – تخليـص الـخ...(

6.     مراقبة الشراء المحلي بواسطة المندوبين ومحاسبتهم إعداد ومتابعة خطط الشراء السنوية.

المادة الخامسة

تعـد الإدارة المالية سجل بأسـماء المورديـن للأصناف التـي تحتاجهـا الجمعيـة بشكل مستمر والذيـن ً يتميـزون بالقـدرة والكفايـة والسـمعة الطيبـة، ويجـب عليهـا تحديـث هـذا السـجل سـنويا

المادة السادسة

لا يجـوز بـأي حـال مـن الأحوال تجزئـة المشـتريات أو الأعمال أو الخدمـات بغـرض تغييـر طريقـة الشـراء أو التعاقـد لإداء الأعمال أو الخدمـات.

المادة السابعة

يكـون شـراء المسـتلزمات بقصـد الوفـاء بمتطلبـات الجمعيـة وبمراعـاة حـدود التخزيـن المناسـبة والاعتمادات المخصصـة لذلـك بالموازنـة التخطيطيـة. ويكـون الشـراء فـي حـدود اعتمـادات الموازنـة بمعرفـة مـدراء الأقسام بالجمعيـة المختلفـة وعلـى أن تتولـى الإدارة المالية إجراءات الشـراء والتعاقـد

المادة الثامنة

) يتعيـن علـى جميـع العامليـن فـي مجـال الشـراء الإلمام بأحـكام هـذه اللائحة وال يمكـن أن يكـون عـدم الإلمام بهـا مبرر مقبول لمخالفتهـا

المادة التاسعة

1.     يراعـى فـي تأميـن مشـتريات الجمعيـة وتنفيـذ مـا تحتاجـه مـن مشـروعات وأعمـال القواعـد الأساسية التاليـة:

2.     لجميـع الأفراد والمؤسسـات الراغبيـن فـي التعامـل معهـا ممـن تتوافـر فيهـم الشـروط التـي تؤهلهـم لهـذا التعامـل فـرص متسـاوية ويعاملـون علـى قـدم المسـاواة.

3.     توفيـر معلومـات كاملـة وموحـدة عـن العمـل المطلـوب للمتنافسـين بمـا يمكنهـم مـن الحصـول علـى هـذه المعلومـات فـي وقـت واحـد ويحـدد ميعـاد واحـد لتقديـم العـروض تتعامـل الجمعيـة فـي سـبيل تأميـن مشـترياتها وتنفيـذ مشـروعاتها ومـا تحتاجـه مـن أعمـال مـع الأفراد والمؤسسـات المرخـص لهـم بممارسـة العمـل الـذي تقـع فـي نطاقـه الأعمال أو المشـتريات اللازمة.

4.     يجب أن يتم الشراء أو تأمين الأعمال بأسعار عادلة لا تزيد عن الأسعار السائدة.

5.     لا يجوز قبول العروض والتعاقد بموجبها إلا طبقا للشروط والمواصفات الموضوعية

6.     على الجمعيـة أن تفسـح المجـال فـي تعاملهـا لأكبر عـدد ممكـن مـن المؤهليـن العامليـن فـي النشـاط الـذي يجـرى التعامـل فيـه بحيـث لا يقتصـر تعاملهـا مـع أشـخاص أو مؤسسـات معينـة

الباب الثاني طرق الشراء

المادة العشرة خطة الشراء    

يعـد مدير الإدارة الطالبة للشراء نموذج طلب شراء أو في نموذج الطلب المالي المعتمد في الجمعية وتحدد فيه بيانات الطلب على أن تحوي نوع السلعة وقيمتها التقريبية إن أمكن

المادة الحادية عشر

يتم الشراء بإحدى الطرق الأتية:

1.     الأمر المباشر.

2.     الممارسة.

3.     المناقصة المحدودة.

4.     المناقصة العامة.

المادة الثانية عشر: الشراء بالأمر المباشر

المقصـود بالشـراء بالأمر المباشـر إتمام عمليـة الشـراء بالاتصال المباشـر بالمـورد والتفـاوض والتعاقـد معـه بـدون حاجـة إلـى إجـراء اتصالات مـع غيـره مـن المورديـن وتتبـع هـذه الطريقـة فـي الحالات الآتية:

1.     حد الشراء المباشر المقرر دون عروض حتى مبلغ 10 ألف ريال.

2.     وجود الأصناف المراد شراؤها لدى جهة واحدة محتكرة لها.

3.     عندما تكون الأصناف المطلوبة من مصدر حكومي ووحيد.

4.     عندما تكون قيمة المشتريات بسيطة لا تتحمل المناقصة المحدودة أو الممارسة.

5.     الأصناف والمهمات المستحدثة لتجربتها واختبارها.

6.     شـراء الأصناف التـي تفرضهـا الحاجـة الملحـة علـى أن يقتصـر الشـراء علـى أقـل قـدر تتطلبـه الحاجـة حتـى تسـتوفي إجـراءات الشـراء بالطـرق الأخرى.

المادة الثالثة عشر: الشراء بالممارسة

المقصـود بالشـراء بالممارسـة إتمام عمليـة الشـراء بعـد التفـاوض مـع مجموعـة مـن المورديـن وتتبـع هـذه الطريقـة فـي الحالات الآتية:

1.     الأصناف أو الأعمال التـي تتميـز بناحيـة فنيـة لا يسـتطيع توفيرهـا إلا أخصائيون وفنيون معينـون.

2.     الأصناف التـي سـبق طرحهـا فـي مناقصـة عامـة ولكـن جميـع الأسعار المقدمـة وجـدت غيـر مقبولـة، ولا يسـمح الوقـت بطرحهـا فـي مناقصـة عامـة أخـرى.

3.     الأصناف التي تقتضي طبيعتها أن يكون شراؤها من أماكن إنتاجها.

4.     الأصناف والمقاولات والخدمات التي لا تتناسب قيمتها التقديرية مع تكاليف إجراء المناقصة.

5.     الأصناف التـي يـرى مجلس إدارة الجمعية أن مصلحـة الجمعية تقضـي بعـدم طرحهـا فـي مناقصـة عامـة. وفـي حالـة توافـر أي مـن الحالات السـابقة تشـكل لجنـة للقيـام بالممارسـة بقـرار مـن المديـر العـام، ويراعـى فـي تشـكيل هـذه اللجنـة أن تضـم العناصـر التـي تتناسـب وظائفهـم وخبرتهـم ً مـع طبيعـة الأصناف المشتراة وأهميتهـا، وتعـد اللجنـة محضـرا يوضـح أسـماء المورديـن المشـتركين بالممارسـة وأسس المفاضلـة بينهـم ثـم مـا توصـى بـه، ويجـب أن يدعـم المحضـر بالمسـتندات الدالـة علـى مـا جـاء بـه، لتكـون تحـت تصـرف جهـة المراجعـة. ويلاحظ ان التوصيـة بالاختيار لا تعـد نهائيـة إلا بعـد اعتمادهـا مـن المديـر العـام التنفيـذي للجمعيـة.

المادة الرابعة عشر: الشراء بالمناقصة المحدودة

 المناقصـة المحـدودة هـي إحـدى صـور المناقصـة التـي يقتصـر الاشتراك فيهـا علـى عـدد محـدود مـن المورديـن كالمقيديـن بسـجل المورديـن أو بعضهـم علـى أن يراعـى فـي هـذا الاختيار الكفايـة الماليـة والسـمعة الحسـنة. وتسـرى علـى هـذا النـوع مـن المناقصـة جميـع القواعـد والإجراءات المنظمـة للمناقصـة العامـة فيمـا عـدا شـرط الإعلان فـي الصحـف، حيـث يتـم دعـوة المورديـن للاشتراك فـي المناقصـة المحـدودة ويسـلم باليـد

 المادة الخامسة عشر الشراء بالمناقصة العامة:

المناقصـة العامـة كطريقـة مـن طـرق الشـراء هـي مجموعـة الإجراءات التـي تهـدف إلـى توجيـه الدعـوة إلـى عامـة المورديـن المحتمليـن لكـي يشـتركوا فـي الصفقـة موضـوع المناقصـة وذلـك لتوفيـر عنصـر التنافـس فيمـا بينهـم، بقصـد الوصـول إلـى أفضـل الشـروط والأسعار، وتتمثل الإجراءات التي يجب اتباعها في حالة الشراء بالمناقصة العامة فيما يلي: يشكل المجلس أو رئيس الجلس أو المسؤول التنفيذي للجمعية إحدى اللجان الآتية: -

1.     لجنة إعداد شروط المناقصة وشروط طرحها.

2.     لجنة فتح المظاريف ودراسة العروض وإقرارها.

3.     لجنة البت في العطاءات المقدمة.

4.     اللجنة المالية مع تحديد اختصاصاتها ومن ضمنها إقرار عروض السعر إذا تم اعتمادها من مجلس الإدارة

المادة السادسة عشر

 المهام التفصيلية لعملية الشراء يقوم مسؤول العهد بـتأمين احتياجات الجمعية من المشتريات وفق ما يلي:

 استلام طلب الشراء وفق النموذج المخصص لذلك التأكد من استيفاء الطلب وتوقيع رئيس القسم المستفيد التأكد من إفادة الإدارة المالية التأكد من إفادة الإدارة المالية اعتماد الطلب من الإدارة.

المادة السابعة عشر دورة الاعتماد المستندي

1.     استلام أمر الشراء من الإدارة المالية

2.     اعتماد طلب فتح الاعتماد التأكـد مـن قيمـة الاعتماد والمصـدر ومبلغـه وسـلامة إجراءات الشـراء قبـل إرجاعه للمديـر المالـي لاعتماد الطلب

3.     إرسـال أصـل الطلـب للبنـك وترسـل النسـخة الأولى مـع المرفقـات إلى قسـم الحسـابات ونسـخة إلى قسـم المشـتريات استلام إشعار من البنك بفتح الاعتماد للاطلاع علـى الإشعار ويتأكـد مـن صحـة المبلـغ واسـم المصـدر يطابـق البيانـات مـع نسـخة طلـب فتـح الاعتماد ويحيلـه للمحاسـب المختـص قيـد المعلومـات فـي سـجل الاعتماد وإحالته للحفـظ وإرسـال نسـخة مـن الاعتماد إلـى قسـم المشتريات للمتابعـة دفع مبلغ التأمين والعمولة واي مصاريف بنكية أخرى سداد ما تبقى من الاعتماد بعد استلام المستندات من البنك تسليم المستندات إلى المخلص الجمركي لإنهاء إجراءات التخليص لاستلام المواد المشتراة ) مواد – مستلزمات.. الخ.

4.     إعداد سند استلام بالمشتريات بعد الفحص سداد قيمة التخليص والجمارك (إن وجدت (تسعير المشتريات التأكـد مـن سلامة إجـراءات استلام المشـتريات وإجـراءات التسـعير والتأكـد مـن البـدء فـي إجـراءات التعويـض فـي حالـة النقـص أو التلـف قفل الاعتماد المستندي.